マンションを購入すると、遅かれ早かれ住人には理事会の役員が回ってくると思います。
理事会では、マンションの維持管理を行うために必要な業務を始め、住みやすい環境作りのために尽力を尽くすことになります。
私自身も過去に理事長に抜擢されたことがあり、その中で色々な業務をこなしていきました。
特に住人のトラブルの対処では、困ったこともありました。
理事会の役員になる
理事会の役員になると、理事長を中心に副理事長、監事、会計、一般理事などの肩書と役割が割り振られます。
理事会は、各マンションの規約によって異なりますが、大体が住人の持ち回りで運営されています。
期間としてもバラバラで、1年で交代することもあれば、2～3年というところもあります。
中には本人が役員を辞退をするか、他の住人から解任要求があるまで続けられるケースもあるかもしれません。
また古い物件になると、理事会自体存在しないこともあるでしょう。
私のマンションにはありませんでしたが、マンションによっては理事会メンバーに報酬が払われるケースもあるみたいですね。
それこそマンションによってルールも状態も異なり、他のマンションで通じた話が、まったく通じないことも珍しい話ではありません。
ここで私が紹介する話も、ネットで調べたルールや実例も、何の役にも立たないかもしれません。
そのため理事会に抜擢されたら、あなたが住んでいるマンションの規約を、今一度しっかりと読み返してましょう。
マンションを購入されたときにサラっと目を通したかもしれませんが、その後の理事会の話し合いの中で変更されたルールもあるかもしれません。
特に理事長に選ばれたときには、「知らなかった」では済まされないこともあります。
私が理事長に選ばれたとき、他のメンバーの誰も理事長をやりたがりませんでした。
そのメンバーの中で、私が一番の新参者であったことと年代が若かったことが決め手になり、なし崩し的な形で理事長になりました。
そのためマンションのルールについて何も考えていませんでしたし、何も解からなかったのが本音です。
これは本当に困りました。
その後に管理人さんとの打ち合わせをしたときに、解からないことがたくさん出てきたからです。
管理人さんにも色々聞きましたが、あくまで管理人という立場上、理事長の業務については詳しくありません。
何も解からないまま管理会社の担当者と連絡を取り、手探り状態のまま進めていきました。
私のマンションは1年交代で理事会が運営されていますが、気付いたらあっという間に終わっていました。
ある程度、業務に慣れてきたときに期間が終了した、といった感じですね。
先輩の前理事長にも最初に話を聞きましたが、私と同じような感想を述べていましたので、1年くらいでは理事会の業務は流れる程度で何も解からない、と感じる方も多いのではないでしょうか。
どんな理由があるにしても、1年交代の理事会では、あまり大きな問題が起きることはないかもしれません。
何故なら、理事会の役員は自分がどんな役回りをするにしても、大きな業務をこなす前に任期の終わりが訪れるからです。
トラブル案件の対処
理事会では、マンションに関する運営を行うことになります。
大体1～3ヶ月に1度の割合で、理事会という会合が行われます。
そして年に1～2回は全住人を集めた総会が行われ、その場で今後のマンションの運営の発表したり、方針を決めていきます。
マンションで貯蓄している修繕費を管理したり、費用の増減をしたり、修理箇所の修繕や新たな機器の設置なども検討します。
さらにはこれまでのマンション内ルールの追加や撤廃など、これら全てを理事会で話し合い、総会で決議を取ります。
理事長は総会では議長と呼ばれる立場になります。
そのため司会進行も含め、質疑応答など、理事長の役割は多大な負担が掛かることでしょう。
私のときも、他の人が理事長をやりたがらなかった理由は、正にそこにありました。
理事長という立場上、どの住人の意見も無視することはできませんし、全てに真摯に答える必要があるからです。
それは総会などの会議の場だけではなく、通常の生活をしている上でも起きました。
ある日、私は家族との団欒を過ごしていたとき、夜遅くになって住人がインターホンを鳴らしてきました。
直接部屋のインターホンを鳴らされたので、出ないわけにはいきません。
別の階の住人が、近隣住人とのトラブルについての相談で訪れました。
場所をエントランスに移して話を聞きましたが、正直ただの愚痴に近い話です。
しかし、聴かないわけにはいきませんし、次の理事会の場で問題として報告する義務があります。
結局、この話は総会まで持ち越されることになりました。
正直かなり賢い方でなければ、住人の意見などに全て応えることは難しいと思います。
残念ながら私は賢くはなかったので、住人の期待に応えられることはありませんでした。
理事長と言えどもトラブル解決の専門家ではなく、ただの一住人ですので当然と言えます。
そのためストレス耐性の弱い人は、理事長になることは避けた方が良いと思います。
私の場合はたった1年でしたが、このようなトラブルの話は結構起きることが解かりました。
これから理事長になる方や、既に理事長になっている方は、同じような悩みを持っている方もいると思います。
私はこのようなトラブルが起きたとき、必ず最初に管理人さんに事情を説明して、すぐに対処してもらうようにしました。
数日間から数週間をかけて、ほとんど毎日管理人さんに状況を確認しました。
管理人さんで解決できないときは、さらに上の管理会社の担当者に相談をしました。
これもかなりの頻度で状況を尋ねて、解決できるまでは気にかけていました。
理事長だから、何でも自分で背負い込むことは無理な話です。
理事会のメンバーも、ただマンションに住んでいるだけだからです。
住人のトラブルを解消させるために、管理会社は存在しています。
解からないことやトラブルは、躊躇することなく管理会社に任せれば良いのです。
ネットの悩み相談などを読むと、理事長になって悩みを抱える人もいることが解かります。
あなたがトラブルを解決できるプロであれば動いても良いかもしれませんが、そうでなければ管理会社に任せた方が上手くいくと思います。
他の理事会メンバーとも情報を共有しあいながら、どんな状態にも対処できるように、管理会社との連携は密に取ることが大切ではないでしょうか。
まとめ
理事会にはマンションの住人であれば、誰もが加入して任命されることになります。
中でも理事長になる方は、面倒なことを自分で背負いがちです。
理事長と言っても、あくまで一般人ですので、面倒なことは管理人さんや管理会社に頼りましょう。
特にトラブルに関しては、管理会社が解決させるまで、密に連絡を取り合うことが理事長の役目だと思いましょう。
トラブル対応は管理人さんと管理会社にお願いしましょう。
